Die Firma

Spiderbeam wurde 2000 von Dipl. Ing. Cornelius Paul in Deutschland gegründet und hat sich auf die Entwicklung, Herstellung und den Vertrieb von Antennen, Glasfaser- und Aluminiummasten sowie Zubehör spezialisiert. Das Unternehmen beliefert inzwischen sowohl B2B-Kunden wie die Vereinten Nationen und das Internationale Rote Kreuz als auch B2C-Kunden weltweit und ist für seine besonders zuverlässigen Produkte und außergewöhnlichen Kundenservice bekannt.

Im Jahr 2019 entschied sich Spiderbeam für eine neue ERP-Lösung, um das bestehende xtCommerce-System zu ersetzen und Herausforderungen wie ein umfangreiches Produktportfolio sowie internationalen Versand zu meistern. Octic, ein zertifizierter Odoo-Partner, implementierte Odoo in zwei Phasen: Zuerst mit Fokus auf Einkauf, Lagerbestand und Fertigung, dann auf Verkauf, Rechnungswesen, Website und eCommerce. Das Odoo v14 System, das am 1. Januar 2023 live ging, optimiert die Effizienz und unterstützt das Unternehmen beim langfristigen Wachstum.

Die Herausforderung

Odoo bietet für jede Version offiziell drei Jahre Support, und mit der Veröffentlichung 2020 von Odoo v14 endete der Support für diese Version 2023. Durch das Upgrade auf Odoo v17 sollte Spiderbeam von den Fehlerbehebungen, Sicherheitspatches und dem technischen Support profitieren. Odoo v17 brachte zudem zahlreiche neue Funktionen, Leistungsverbesserungen und eine verbesserte Benutzerfreundlichkeit, insbesondere in den Bereichen Inventar, Fertigung und eCommerce, welche die betrieblichen Anforderungen von Spiderbeam direkt unterstützten. Das Upgrade musste jedoch innerhalb eines klar definierten Zeitrahmens und Budgets erfolgen, um unerwartete Ausgaben, technische Ausfälle zu vermeiden und einen planmäßigen Wechsel zu bewerkstelligen. Des Weiteren gab es viele kundenspezifische Anforderungen, die auch im besagten Zeitplan in der neuen Version realisiert werden, um das laufende Geschäft nicht zu behindern.

Die Lösung

Der Upgrade-Prozess wurde in mehreren Phasen durchgeführt, um einen reibungslosen Übergang ohne Beeinträchtigung des laufenden Betriebs zu gewährleisten. Bereits vor der Veröffentlichung des offiziellen Odoo-Update-Skripts begannen Software-Tests auf einem separaten Demo-System. Entwicklungen fanden ausschließlich auf isolierten Entwicklungs-umgebungen statt, wobei das Live-System erst am Tag des Launches aktualisiert wurde.

Voranalyse

Dank der engen Zusammenarbeit im bestehenden Support-Prozess hatte das Octic-Team bereits einen umfassenden Überblick über die Geschäftsprozesse und Anforderungen des Kunden. Dies erleichterte die Erstellung detaillierter Test-Cases, die typische Alltagsaufgaben abbildeten und später dazu dienten, das neue System effizient zu testen und Fehler schnell zu identifizieren. Parallel dazu wurde eine Software-Analyse durchgeführt, die die Struktur und Funktionsweise des bestehenden Systems dokumentierte und alle relevanten Custom-Module und Konfigurationen berücksichtigte.

Datenbank Upgrade

Der von Odoo durchgeführte Datenbank-Upgrade-Prozess gewährleistete die fehlerfreie Migration aller standard Daten aus der alten Version in die neue Version. Octic entwickelte zusätzlich Custom Skripte, um sicherzustellen, dass benutzerdefinierte Tabellen und Daten korrekt übertragen wurden. In dieser Phase wurde das Datenbank-Upgrade testweise mehrfach durchgeführt, um sicherzustellen, dass nach dem Abschluss des Projektes die Master-Datenbank bereit für die endgültige Migration war.

Code Refactoring

Vor dem Integrations-Testing unterzog das Octic Team sämtlichen custom Code einem Code Refactoring, um sicherzustellen, dass alle benutzerdefinierten Module und Funktionen mit der neuen Odoo-Version kompatibel sind. Der Code wurde überprüft und optimiert, um veraltete Strukturen zu entfernen und an neue APIs und Bibliotheken anzupassen. Parallel dazu wurden Unit-Tests geschrieben, um sicherzustellen, dass alle Funktionen nach der Anpassung korrekt arbeiten und keine Fehler auftreten.

Modul- und Datenbank-Integration

Während der Integrationsphase von Datenbank und Code Modulen wurden detaillierte Test-Cases genutzt, um Fehler frühzeitig zu identifizieren. Gefundene Fehler wurden in Asana dokumentiert und im iterativen Entwicklungsprozess behoben. Das Octic Team arbeitete eng mit Spiderbeam zusammen, um sicherzustellen, dass alle geschäftskritischen Funktionen ordnungsgemäß funktionierten.

Kunden-Testphase

Nachdem das Octic Team alle Funktionalitäten geprüft hatte, wurde Spiderbeam in den Testprozess eingebunden. Realitätsnahe Abläufe wurden auf den üblichen Endgeräten durchgeführt, um mögliche Fehler unter realen Bedingungen zu identifizieren. Alle gemeldeten Fehler oder Anpassungen wurden vom Support-Team zügig bearbeitet.

Go Live

Der Go-Live erfolgte am Montagmorgen, gefolgt von einer intensiven Support-Woche, in der Kundenanfragen schnellstmöglich beantwortet wurden. Nach dem erfolgreichen Update mit dem Odoo-eigenen Skript und der Implementierung aller Anpassungen war der Shop nach nur vier Stunden wieder für Kunden zugänglich.

Nachbetreuung

Da es unmöglich ist, alle potenziellen Fehler im Voraus zu identifizieren, folgte eine Nachbetreuungsphase, in der Fragen zur Bedienung geklärt und unvorhergesehene Probleme gelöst wurden. Nach zwei Wochen ging der Übergang nahtlos in den regulären Support über.

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Die Auswirkung

Der erfolgreiche Übergang von Odoo v14 auf v17 bei Spiderbeam zeigt, wie wichtig eine sorgfältige Planung und strukturierte Umsetzung durch einen zertifizierten Odoo-Partner ist. Durch die intensive Vorbereitung, iterative Entwicklung und gründliche Tests konnten alle Daten und individuellen Funktionen übertragen werden. Der Go-Live verlief somit ohne Probleme, und der Betrieb konnte ohne spürbare Unterbrechungen fortgesetzt werden. Im Nachlauf konnten neben Anpassungen auch zusätzliche Wünsche der Firma in das neue System integriert werden. Die kurze Umschulung der Mitarbeiter bei minimaler Umstellung für die Nutzer sorgten für Zufriedenheit auf allen Seiten.

Das Schlusswort

“Jede Umstellung der Betriebssoftware bedeutet einen großen Stressfaktor in einer Firma. Durch den direkten und persönlichen Service von Octic konnten aber immer die Fragen beantwortet und Probleme mit dem neuen Odoo System schnell gelöst werden. Die ständig wachsenden Anforderungen bei Bürokratie und Berichtswesen erfordern heutzutage viel Anpassung, daher ist es wichtig, das Softwaresystem der Firma stetig weiterzuentwickeln. Wir begrüßen bei diesem Prozess besonders den schnellen und unkomplizierten persönlichen Support durch Octic, nicht zuletzt weil wir selbst großen Wert auf Kundenservice bei unseren Kunden setzen. Wir hoffen auf die weiterhin gute und langfristige Zusammenarbeit mit Felix und Ollie von Octic"

Rafaello Minuzzi - Geschäftsführer der Spiderbeam GmbH

About OCTIC 

We are an Odoo Ready Partner able to provide the full spectrum of services to ensure your Odoo system rapidly fulfils your business goals with the maximum return on investment.

We implement innovative solutions and provide our clients with the necessary expertise and long term support for their Odoo projects to be successful. We work for SMEs who are serious about their long term success.

Odoo Ready

We specialise in integrating and connecting Odoo systems with other platforms such as WooCommerce, Shopify, Quickbooks and xtCommerce.

Our team of experts has the full spectrum of expertise to ensure your Odoo project is successful. We are based in different locations around the globe to ensure we can meet our clients development needs and continue to provide the long term, reliable support they need to run their businesses.

Our network of international partners and tried and tested plugins also ensures we implement exactly the right mix of Odoo apps, 3rd party plugins and custom software to best suit the project's needs.

Our Approach

We work very closely with our customers to understand their products, processes and business model so we can help plan the perfect implementation strategy and maximise return on investment. We are straightforward, practical and reliable.
 
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