Wichtige Ergebnisse und Höhepunkte
- Einheitliches digitales Ökosystem: Website, Blog und Veranstaltungsmanagement wurden erfolgreich auf einer einzigen Plattform konsolidiert.
- Verbesserte Teilnehmererfahrung: Einführung einer zweiseitig nutzbaren Wissensdatenbank für Kursinformationen, Zeitpläne und Berichterstattung.
- Datengestütztes Management: Integrierte Umfragen und Dashboards zur effektiven Verwaltung von Teilnehmerdaten.
- Optimierte Abläufe: Automatisierte Finanz-Workflows, die die Module Vertrieb, Einkauf und Buchhaltung miteinander verbinden.
- Nahtlose Kommunikation: Integrierte Plugins für E-Mail-Marketing und soziale Medien, um eine konsistente Interaktion über alle Kanäle hinweg zu gewährleisten.
Das Unternehmen
Beasily spezialisiert sich sich auf die Organisation und Abhaltung hochwertiger Bildungserfahrungen und Schulungen, insbesondere auf die Verwaltung von Erasmus+-Kursen wie „Finding Your Voice“. Beasily ist international tätig und koordiniert ein komplexes Netzwerk aus Partner:innen, Trainer:innen, Lieferant:innen und Teilnehmer:innen. Für ihre Mission benötigt die Organisation eine professionelle, zugängliche und gut organisierte Plattform, um das Lernen zu erleichtern und die komplexe Logistik der grenzüberschreitenden Bildung zu verwalten.
Die Herausforderung
Die Verwaltung internationaler Schulungskurse umfasst viele Aspekte, die weit über eine Landing Page hinausgehen. Beasily stand vor der Herausforderung, dass es:
- Eine starke digitale Unternehmensidentität aufbauen.
- Komplexe Veranstaltungslogistik und Teilnehmer:innenpläne verwalten.
- Multi-Channel-Kommunikation (Social Media, E-Mail, interne Updates) verwalten.
- Verarbeiten Sie Backoffice-Transaktionen (Rechnungen, Lieferantenzahlungen und Budgets) ohne den Einsatz unzusammenhängender Softwaretools.
Sie brauchten einen Partner, der nicht nur eine Website erstellen, sondern ein System entwickeln konnte, das den gesamten Lebenszyklus ihrer Kurse abdeckte.
Die Lösung
OCTIC IT Consulting begleitete Beasily bei der vollständigen Implementierung von Odoo. Der Ansatz war beratend und praxisorientiert, um sicherzustellen, dass die technische Einrichtung perfekt auf die betrieblichen Ziele von Beasily abgestimmt war.
Strategische Umsetzungsphase:
- Analyse & Strategie: OCTIC begann mit der Analyse des Kundenbriefings, um die spezifischen Anforderungen der Position des Unternehmens und des umgebenden Rahmens zu verstehen.
- Struktur & Design: Gemeinsam mit den wichtigsten Stakeholdern wurde eine umfassende Sitemap entwickelt und die Website-Struktur innerhalb von Odoo entworfen, um sie für die Beasily-Inhalte vorzubereiten.
- Inhalt und Lokalisierung: Angesichts des internationalen Charakters des Projekts unterstützte OCTIC die Inhaltsstrategie und Übersetzungen, um die Zugänglichkeit sicherzustellen.
- Schulung und Coaching: Um die Anpassung an neue, optimierte Prozesse zu erleichtern, führte OCTIC intensive Schulungen mit allen relevanten Stakeholdern durch.
- Technische Grundlage: Wir haben den gesamten technischen Support und die Datenverwaltung übernommen und so für eine stabile und sichere Umgebung gesorgt.
Die Auswirkungen
Die Implementierung von Odoo hat die Art und Weise verändert, wie Beasily seine internationalen Kurse und deren täglichen Betrieb verwaltet.
1. Digitale Identität und Auftritt
Beasily nutzt nun das Odoo-Website-Modul, um seine Botschaft klar zu kommunizieren und eine professionelle Unternehmensidentität zu präsentieren. Dies dient als zentrale Anlaufstelle für potenzielle Partner:innen und Teilnehmer:innen.
2. Veranstaltungsmanagement
Das Veranstaltungsmodul wurde zum Motor für ihre Kurse. Beasily kann nun nahtlos Kursinformationen veröffentlichen, Termine verwalten und Anmeldungen online bearbeiten (z. B. für die „Finding Your Voice”-Sitzungen).
3. Integrierte Kommunikation
Um sicherzustellen, dass ihre Botschaft ein breiteres Publikum erreicht, hat OCTIC Folgendes umgesetzt:
- Blogs & Social Media: Ein einheitliches Plugin ermöglicht es Beasily, Inhalte aus ihrem Odoo-Blog sofort auf allen Social-Media-Kanälen zu veröffentlichen.
- E-Mail-Marketing: Das Team nutzt nun das E-Mail-Marketing-Modul, um gezielte Mitteilungen an die Teilnehmer zu versenden und sie so vor, während und nach den Kursen zu motivieren.
4. Die Wissensdatenbank: Eine Drehscheibe für Lernen und Austausch
Einer der innovativsten Aspekte des Projekts war die doppelte Verwendung des Wissensdatenbankmoduls:
- Informativ: Sie dient als Bibliothek, um den Teilnehmer:innen allgemeine Informationen zu vermitteln.
- Operativ: Sie fungiert als Arbeitsbereich, in dem die Teilnehmer:innen ihre spezifischen Zeitpläne einsehen und ihre Kursberichte verfassen können, wodurch die akademischen Ergebnisse des Projekts zentralisiert werden.
5. Operative Exzellenz (Backoffice)
Über die öffentlich zugänglichen Funktionen hinaus revolutionierte OCTIC die internen Abläufe von Beasily:
- Umfragen und Dashboards: Dienen zum Sammeln und Visualisieren von Teilnehmerfeedback und Daten.
- Verkauf und Einkauf: Optimierte Transaktionen zwischen Partner:innen, Trainer:innen und Lieferant:innen.
Buchhaltung: Das Buchhaltungsmodul verwaltet nun die gesamte Rechnungsstellung, Budgetierung und Finanzberichterstattung und bietet Beasily einen Echtzeit-Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens.
Das Schlusswort
Wir sind keine Programmierer oder Techniker und möchten uns nicht mit den Komplexitäten der Einrichtung oder des Betriebs eines Systems befassen. Wir möchten uns einfach auf unser Kerngeschäft konzentrieren. Wenn wir verwirrt waren, Probleme hatten oder auf technische Schwierigkeiten stießen, bot uns octic schnellen, praktischen technischen Support, um unsere Probleme zu lösen. Wir verlassen uns immer noch auf Google Sheets, um die Lücken zu füllen, da Odoo nicht alles von Haus aus kann. Aber es ist einfach zu bedienen, leistet so viel und das, was es leistet, macht es unglaublich gut! Odoo ist ein erstaunliches All-in-One-System, das es uns ermöglicht, effizient und professionell zu kommunizieren und unsere Kurse zu verwalten. Octic hat uns geholfen, das Beste aus dem System herauszuholen, und dazu beigetragen, dass „Finding Your Voice”, „Pathways” und „Creative Methods” ein Erfolg wurden!
~ Buzz Burry - Cofounder Beasily