Wichtige Ergebnisse und Höhepunkte
- Vollständig integriertes Odoo-ERP, maßgeschneidert für komplexes Variantenmanagement in der Automobilindustrie
- Vollständige Konsolidierung von Produktdaten aus mehreren Altsystemen
- Erfolgreiche Migration von über 120.000 Produkten und wichtigen historischen Daten
- Robuste Synchronisierung mit WooCommerce über das EPT-Plugin
- Optimierte Logistik durch neue Arbeitsabläufe („Kaufen & Versenden“, „Versand aus Lagerbestand“)
- Automatisierte Kundenkommunikation mit professionellen E-Mail-Vorlagen
- Pünktliche Inbetriebnahme ohne Ausfallzeiten innerhalb des strengen Zeitfensters von drei Monaten
- Hochleistungs-Hosting für schnelle Updates, Fehlerbehebungen und Skalierbarkeit
- Verbesserte Transparenz für Mitarbeiter hinsichtlich des Auftragsstatus und verbesserte Kommunikation
- Eine zentralisierte operative Drehscheibe, die als echte Headless-Commerce-Lösung fungiert
Das Unternehmen
4x4 Works ist Europas führender Spezialist für 4WD-Upgrades und Großbritanniens größter Importeur und Lieferant von hochwertigen Offroad-Komponenten. Mit einem Katalog von Tausenden hochwertiger Teile bedienen sie alle Kunden, von Overland-Enthusiasten bis hin zu Rettungsdiensten. Ihre Plattform konzentriert sich auf fachkundige Beratung, schnelle Lieferung und außergewöhnlichen Kundenservice, der von ihren Kunden immer wieder gelobt wird.
Die Herausforderung
4x4 Works benötigte ein Enterprise-Resource-Planning-System, das das schnelle Wachstum des Unternehmens unterstützen und gleichzeitig einen hochkomplexen Produktkatalog mit rund 100.000 einzigartigen Artikeln verwalten konnte. Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, unterschiedliche Daten zu konsolidieren, komplexe Bestände und Varianten zu verwalten und kundenspezifische Verkaufsprozesse zu optimieren. Erschwerend kam hinzu, dass die Altdaten innerhalb eines strengen Zeitfensters von drei Monaten migriert werden mussten, wobei keine parallele Verarbeitung zulässig war, sodass vom ersten Tag an eine vollständig maßgeschneiderte Odoo-Struktur erforderlich war.
Komplexe Produktkatalog- und Bestandsverwaltung
Ein Haupthindernis war der immense Umfang und die Komplexität des Produktkatalogs, der schätzungsweise hunderttausend einzigartige Produkte umfasste. Dies erforderte die Konsolidierung umfangreicher Daten aus mehreren unterschiedlichen Listen und Systemen in einer einzigen, einheitlichen Quelle. Die Herausforderung wurde durch die Notwendigkeit erschwert, den Lagerbestand sorgfältig zu verwalten, zwischen firmeneigenen und Lieferantenteilen zu unterscheiden und zahlreiche Varianten zu verfolgen, um ihren Webshop mit den Lieferantendaten zu synchronisieren.
Kundenspezifischer Vertrieb und Service
Die Bereitstellung von Dienstleistungen stellte eine weitere Komplexitätsebene dar, insbesondere bei der Verwaltung komplexer, maßgeschneiderter Verkäufe wie Federungssätze. Diese Verkäufe sind mit langwierigen Entwurfs- und Beratungsphasen verbunden, wodurch Bestellungen über längere Zeiträume in Bearbeitung bleiben. Verbesserte interne Arbeitsabläufe, ein robustes Benachrichtigungssystem und eine optimierte Kundenkommunikation waren erforderlich. Die logistischen Herausforderungen erforderten ein System, mit dem Teile von jedem beliebigen Ort zu jedem beliebigen Ort transportiert werden konnten.
Technische und zeitliche Einschränkungen
Das Projekt war mit erheblichen technischen und zeitlichen Einschränkungen verbunden. Wir mussten die Altdaten innerhalb eines sehr kurzen Zeitfensters von ledigliech drei Monaten pro Jahr migrieren, in denen der Auftragsfluss eine Systemumstellung zulässt. Die strenge Vorgabe, eine parallele Verarbeitung zu vermeiden, bedeutete, dass das neue System sofort mit der neuen Datenquelle in Betrieb genommen werden musste, was von Anfang an eine maßgeschneiderte Odoo-Datenstruktur erforderte, um die besonderen Anforderungen des Unternehmens hinsichtlich Variantenmanagement und fremder Teilenummern zu erfüllen.
Die Lösung
Wir haben eine strukturierte, zeitplanbasierte Odoo-Einführung entwickelt, die auf den komplexen Katalog und die betrieblichen Anforderungen von 4x4 Works zugeschnitten war. Die Lösung kombiniert eine gründliche Geschäftsanalyse, fortschrittliche Datenmodellierung, kundenspezifische Entwicklung und nahtlose E-Commerce-Integration.
Implementierungsschritte
- Durchführung einer eingehenden Geschäfts- und Prozessanalyse
- Durchführung einer groß angelegten Datenbereinigung, -vereinheitlichung und -migration
- Ein benutzerdefiniertes Odoo-Modul mit Feldern für Marke, Modell, Serie und Fahrgestellnummer erstellt.
- Zwei große Datenmigrationen durchgeführt: über 120.000 Produkte + alle wichtigen Altdaten
- WooCommerce-Integration mit dem EPT-Plugin implementiert
- Optimierte logistische Arbeitsabläufe („Kaufen & Versenden“, „Versand ab Lager“)
- Integrierte fortschrittliche Lagerverwaltungs- und Zahlungsmodule
- Automatisierte Workflows für die Kundenkommunikation mit E-Mail-Vorlagen erstellt
- Durchführung einer detaillierten Mitarbeiterschulung vor der Markteinführung
- Rechtzeitige Inbetriebnahme ohne parallele Systemnutzung erreicht
- Intensive Unterstützung nach dem Start und kontinuierliche Optimierung
Die Auswirkungen
Die Implementierung von Odoo verschaffte 4x4 Works eine moderne, skalierbare operative Grundlage, die das Unternehmen in seiner Führungsposition auf dem europäischen Markt für Allradfahrzeuge unterstützt. Die einst komplexen Prozesse sind nun in einer einzigen Datenquelle vereint, wodurch operative Herausforderungen in optimierte Arbeitsabläufe umgewandelt werden.
Die Mitarbeiter haben nun einen klaren Überblick über den Status der Bestellungen, was zeitnahe Aktualisierungen und eine bessere Kommunikation mit den Kunden ermöglicht. Die interne Zusammenarbeit hat sich deutlich verbessert, während die Logistik und die Lagerverwaltung effizienter geworden sind.
Die leistungsstarke Hosting-Umgebung ermöglicht eine agile Wartung, schnellere Bereitstellungen und ein leistungsfähigeres Reporting – und unterstützt so die strategische Entscheidungsfindung. Mit dieser neuen Infrastruktur ist 4x4 Works gut aufgestellt, um zuversichtlich zu wachsen, sein Angebot zu erweitern und seine Dominanz auf dem 4WD-Markt zu stärken.
Schlusswort
„Octic ist hilfsbereit, professionell, hochqualifiziert und hat eine „Can-do“-Einstellung. Dank ihrer Unterstützung und Geduld konnten wir einen umfassenden Managementansatz für eine riesige Menge an Backend-Daten implementieren und ein System entwickeln, das unseren Workflow optimiert hat. Dank Octic können wir mit Odoo einen bedeutenden Kundenstamm effektiv verwalten und besser auf die Bedürfnisse unserer Kunden eingehen.“
- Andrew Lawrence, Geschäftsführer 4x4 Works